Messaging-Compliance-Lösungen: So bleiben Sie sicher und vermeiden Strafen

Regulierungsbehörden auf der ganzen Welt verschärfen die Standards für die digitale Kommunikation.

In den Vereinigten Staaten setzen der Telephone Consumer Protection Act (TCPA) und der CAN-SPAM Act strenge Grenzen für Werbebotschaften.

In Europa setzt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) die Zustimmung und den Datenschutz durch.

Mobilfunkanbieter fügen ihre eigenen Compliance-Regeln für Messaging hinzu, die Unternehmen einhalten müssen, um ihren Datenverkehr aufrechtzuerhalten.

Das Ignorieren dieser Standards ist keine Option. Die Geldstrafen können Tausende von Dollar pro Verstoß betragen, und die Spediteure können Absender, die sich nicht an die Standards halten, direkt sperren.

Allgemeine Compliance-Kategorien

Compliance bezieht sich auf mehrere Arten von Ansätzen. Hier sind daher alle Kategorien, die unter die verschiedenen Compliance-Regeln und -Richtlinien fallen:

Zustimmung und Opt-In – Benutzer müssen dem Empfang von Textnachrichten eindeutig zustimmen.

Opt-Out-Mechanismen – Jede Nachricht sollte es einfach machen, zukünftigen Kontakt zu beenden.

Inhaltsstandards – Verbotene Themen (wie illegale Waren) oder irreführende Sprache sind tabu.

Datenschutz – Das Speichern und Verarbeiten von Telefonnummern muss den Datenschutzgesetzen entsprechen.

Diese Anforderungen bilden die Grundlage für die Konformität mit SMS-Nachrichten sowie für die Konformität mit Textnachrichten im Allgemeinen in allen wichtigen Märkten.

Auch wenn es sich um ein durchaus ernstes Problem handelt, bedeutet das nicht, dass Compliance mit Komplexität einhergeht. Wir haben den gesamten Prozess in drei Schritte unterteilt. Werfen wir also einen Blick darauf.

Schritt 1: Beginnen Sie mit einer Risikobewertung

Überprüfen Sie aktuelle Vorgehensweisen: Wo werden Opt-Ins gespeichert? Werden Abmeldeanfragen in Echtzeit berücksichtigt? Durch die Überprüfung der Richtlinien können Sie Lücken erkennen, bevor diese zu Bußgeldern führen.

Schritt 2: Legen Sie klare Messaging-Richtlinien fest

Schreiben Sie klare interne Richtlinien, die Folgendes abdecken:

• Einwilligungsverwaltung
• Grenzwerte für die Nachrichtenhäufigkeit
• Erforderliche Angaben in Werbetexten
• Sicherer Umgang mit Kundendaten

Dokumentieren Sie diese Schritte auf Ihrem Weg zur vollständigen Einhaltung der Vorschriften für Textnachrichten.

Schritt 3: Überwachen Sie die Träger-Rückkopplungsschleifen

Mobilfunkanbieter verfolgen Spam-Beschwerden und Zustellraten. Richten Sie Warnmeldungen für einen Anstieg der Beschwerden (oder einen plötzlichen Rückgang der Zustellbarkeit) ein, da diese frühzeitig darauf hinweisen können, dass eine Kampagne möglicherweise gegen die Compliance-Anforderungen für SMS-Nachrichten verstößt.

Erfahrene Teams auf der ganzen Welt verwenden diese Strategien, um die Reichweite anzupassen, bevor Probleme eskalieren.

Manuelle Kontrolle reicht nicht aus. Moderne Lösungen zur Einhaltung von Messaging-Vorschriften automatisieren einen Großteil der schweren Arbeit:

• Tools zur Einwilligungsverfolgung, die Opt-in und Opt-out protokollieren
• Automatisierte Bereinigung von Kontaktverbotslisten
• Vorlagen, die die erforderliche Sprache oder Offenlegung durchsetzen
• Zustellberichte zur Validierung der Nachrichtenweiterleitung und des Nachrichteninhalts

Achten Sie bei der Auswahl der Technologie auf Systeme, die Automatisierung mit Transparenz kombinieren. Ein einheitlicher Nachrichteneingang kann SMS, E-Mails und Chat-Threads konsolidieren, sodass Teams Compliance-Probleme schneller erkennen und lösen können.

Eine zuverlässige Messaging-API ist ebenso wichtig, da sie es Unternehmen ermöglicht, Compliance-Prüfungen direkt in Arbeitsabläufe zu integrieren, anstatt sich auf eine manuelle Überprüfung zu verlassen.

Auch wenn es sich um ein durchaus ernstes Problem handelt, bedeutet das nicht, dass Compliance mit Komplexität einhergeht. Wir haben den gesamten Prozess in drei Schritte unterteilt. Werfen wir also einen Blick darauf.

Über die Grundlagen hinaus gibt es zusätzliche Strategien, die jedes Unternehmen befolgen sollte, um die Einhaltung der SMS-Richtlinien zu gewährleisten und seinen Ruf zu schützen. Im Folgenden analysieren wir sie:

Schreiben Sie Nachrichten mit Sorgfalt

Vermeiden Sie irreführende Formulierungen und geben Sie stets den Absender an. Fügen Sie in jeden Werbetext Opt-out-Klauseln wie „Antworten Sie mit STOP, um sich abzumelden“ ein.

Respektieren Sie Timing und Häufigkeit

In vielen Regionen ist das Senden von Nachrichten zu bestimmten Zeiten eingeschränkt. Halten Sie die Reichweite angemessen, denn eines ist sicher: Übermäßige Nachrichten führen zu Beschwerden und kritischen Blicken.

Aufzeichnungen führen

Speichern Sie Einwilligungsnachweise, Nachrichteninhalte und Zustellbestätigungen. Im Streitfall belegen ordnungsgemäße Aufzeichnungen die Einhaltung der Compliance-Standards für mobile Nachrichten.

Beispiel für einen Compliance-freundlichen Text

Eine richtige Ein Beispiel für eine Compliance-Nachricht könnte sein:

„Vielen Dank für Ihre Mitgliedschaft bei [Marke]! Erhalten Sie 10 % Rabatt auf Ihre nächste Bestellung. Antworten Sie mit STOP, um sich abzumelden.“

Auf diese Weise bleibt die Marketingabsicht transparent, während die Kunden gleichzeitig unmittelbare Kontrolle haben.

Manche Leute behaupten, dass gute Compliance das Marketing einschränkt, aber in Wirklichkeit stärkt sie es sogar. Die Berücksichtigung der Kundenpräferenzen erhöht das Engagement und reduziert die Opt-outs.

Sie beispielsweise beim Starten von SMS-Marketingkampagnen die Zielgruppen und senden Sie relevante Angebote nur an diejenigen, die sie angefordert haben.

Einfach ausgedrückt: Eine durchdachte Marketingkampagne schafft Loyalität, ohne gegen gesetzliche Vorschriften zu verstoßen.

Lösungen zur Vereinfachung der Überwachung

Durch die Zusammenarbeit mit spezialisierten Plattformen lässt sich der Aufwand für die laufende Überwachung verringern. Die fortschrittlichen Systeme dieser Plattformen können Nachrichten vor der Zustellung anhand globaler Regeln prüfen und so Unternehmen dabei helfen, die Sicherheitsvorkehrungen einzuhalten.

Wenn Sie eine Ausweitung Ihrer Reichweite in Erwägung ziehen, bieten Anbieter wie TopMessage umfassende Tools für konforme Geschäftsnachrichten, einschließlich Zustellungsoptimierung und integrierten Sicherheitsvorkehrungen für Werbeflüsse.

Durch die Einhaltung ordnungsgemäßer Compliance-Praktiken im Bereich der Geschäftskommunikation können Sie nicht nur Geldbußen vermeiden, sondern auch Vertrauen aufbauen und die Kundenbindung stärken.

Klare Richtlinien, automatisierte Sicherheitsvorkehrungen und eine sorgfältige Überwachung der Zustellung und Beschwerden helfen Unternehmen dabei, selbstbewusst zu kommunizieren.

Und wenn Sie darüber nachdenken, externe Unterstützung in Anspruch zu nehmen, sind Lösungen wie TopMessage sicherlich eine Überlegung wert. Mit Plattformen wie dieser können Sie eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzufügen und so einfacher Nachrichten versenden, die den Vorschriften entsprechen und gleichzeitig die Interaktion hoch halten.